Vous pouvez connecter votre site de e-commerce WooCommerce sur WordPress à l'application Altoviz en utilisant l'extension "Altoviz pour WooCommerce"
Concepts
Le plugin WordPress "Altoviz pour WooCommerce" permet de transférer automatiquement les produits, les clients et les commandes de WooCommerce vers l'application Altoviz.
Les avantages sont importants :
- Un gain de temps énorme car vous n'avez plus de ressaisies à faire et corrections d'erreurs qui les accompagnent
- La centralisation de votre facturation. Si en plus de la vente en ligne, vous facturez des clients, vous retrouverez toutes les factures, en ligne ou non, au même endroit
Configuration
Pour configurer le plugin, rendez-vous dans les paramètres de WooCommerce (Menu Woocommerce / Réglage onglet Altoviz)
Clé d'API
Cette clé est indispensable pour connecter votre site Wordpress à l'application Altoviz. Vous pouvez en créer une en vous rendant dans les paramètres de l'application et la section développeurs.
Déclencheur de factures
Afin de mieux coller à votre organisation, vous pouvez spécifier à quel moment les factures seront générées pour vos clients.
Commandes en cours : Une fois la commande payée, elle passe dans le statut "en cours". Ce statut vous permet de finaliser le traitement de la commande (fabrication, expédition, etc.). La facture partira donc avant la finalisation de la commande.
Commandes terminées : Si vous commandes ne nécessite de traitement supplémentaire, elle passe en statut "Terminé". La facture partira au moment de la finalisation de la commande.
Etat des factures
Les factures générées peuvent être dans plusieurs états.
Brouillons : Elles restent modifiables que ce soit dans l'application Altoviz ou autre travers de la commande Woocommerce à l'origine. Il vous faudra les finaliser l'application.
Finalisées : Elles ne seront plus modifiables directement, il faudra passer par un avoir pour cela. Vous pourrez par contre les envoyer dans la foulée.
Envoyer par e-mail
Une fois la facture générée, elle sera envoyée au client au travers de l'application Altoviz
Auto-synchronisation
Permet d'automatiser la synchronisation des données. A chaque fois qu'une donnée est modifiée dans WooCommerce, elle est mise à jour côté Altoviz.
Il est possible de l'activer indépendamment pour les produits, clients et commandes.
Mode asynchrone
Le mode asynchrone permet de réaliser les traitements de synchronisation après que le serveur ait traité les requêtes pour les utilisateurs.
Cela permet d'améliorer les temps de réponse du site web au prix d'un petit décalage entre le moment où une modification est faîte dans WooCommerce et le celui où l'application Altoviz est mise à jour.
Commandes de valeur nulle
Les commandes dont le montant est nul (exemple : 0 €) doivent-elles générer des factures ? Ces factures seront notées comme payées dans l'application Altoviz.
Utilisation
En configuration automatique dit "Auto-synchronisation", l'application Altoviz sera mise à jour au fil de l'eau de la création et modification de produits, de clients et de commandes dans WooCommerce.
Produits
Vous pouvez mettre à jour un produit dans l'application Altoviz depuis la liste des articles de WooCommerce en utilisant les actions rapides.
Et les traiter par lot en sélectionnant plusieurs produits et en utilisant l'action groupée.
Une fois le produit synchronisé, vous pourrez accéder à sa fiche dans l'application Altoviz
Clients
Comme pour les produits, vous pouvez faire une mise à jour manuel d'un client ou laisser l'extension le faire automatiquement, que ce soit avec une action rapide de Wordpress
Ou une action groupée pour traiter une sélection de clients
Le compte Wordpress et client WooCommerce dispose alors d'un lien direct vers la fiche client dans l'application Altoviz.
Commandes
Les commandes réalisées dans WooCommerce pourront être transférées en factures dans l'application Altoviz. Soit manuellement avec une action groupée, soit automatiquement par l'extension, en fonction du paramétrage retenu.
Une commande transférée en facture affichera un lien vers le client et la facture Altoviz. Les notes de commande vous permettent de suivre les opérations menées par l'extent
Diagnostiques
Pour vous permettre de suivre les échanges réalisés entre votre site WordPress WooCommerce et l'application Altoviz, vous disposez d'une journalisation de tous les flux de données.
Pour y accéder, rendez-vous dans le menu WooCommerce / Etat, puis l'onglet Journal. Les opération de synchronisation seront regroupées dans les journaux nommés "Altoviz".
Conseils
Nous vous conseillons d'adopter une démarche progressive.
- Commencez avec les paramètres par défaut
- Passez en mode factures finalisée après que les premières factures brouillons vous conviennent et cochez l'envoi automatique des factures si besoin
- Activez le mode asynchrone si votre site web gère de nombreuses commandes par jour
Plugins Wordpress et WooCommerce compatibles
- Numéro de TVA intracommunautaire
Si vous utilisez un plugin particulier qui influence la facturation et qui n'est pas listé ci-dessus, n'hésitez pas à nous consulter pour vérifier la compatibilité.
Editions de l'application Altoviz compatibles
Toutes éditions, y compris Altoviz Free.